Notwendige Löschung nach DSGVO

Es geht um den Anspruch auf Entfernen einer Abmahnung aus der Personalakte. Das Gericht wendet erstmals den datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an – zudem auf eine nicht elektronisch, sondern nur papiergebunden geführte Personalakte.

Das war der Fall

Ein bei einer Supermarktkette angestellter Marktleiter kündigte sein Arbeitsverhältnis. Es hatte zuvor arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zwischen ihm und dem Arbeitgeber gegeben, weswegen der Arbeitgeber ihm eine Abmahnung erteilte. Diese wurde in der Personalakte aufbewahrt, die allerdings nur in Papierform bestand.

Der Arbeitnehmer kündigte in der Folge selbst das Arbeitsverhältnis. Er verlangt unter anderem seine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen, da diese unzulässig ergangen sei. Der Arbeitgeber weigert sich, die Abmahnung zu entfernen, er meint, sie sei rechtmäßig ergangen.

Das sagt das Gericht

Die Abmahnung muss aus der Personalakte gelöscht werden. Das Gericht leitet den Anspruch direkt aus der DSGVO her. Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Tatsache, dass die Daten – also die ganze Personalakte und auch die Abmahnung – in Papierform vorliegen und nicht wie sonst in der DSGVO vorausgesetzt in digitaler, d.h. elektronisch gespeicherter Form, hält das Gericht nicht für erheblich.

Denn auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die – und darauf kommt es an – „strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden“. Nach Art. 17 DSGVO muss der Arbeitgeber die erhobenen Daten – also die Abmahnung – löschen, wenn der Zweck der Erhebung entfallen ist. Hier stellen die Richter darauf ab, dass mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses der ursprüngliche Zweck der Abmahnung – nämlich die Warnfunktion mit der Folge einer möglichen Kündigung – in jedem Fall entfallen ist.

Es besteht für den Arbeitgeber kein Grund mehr, die Abmahnung in der Personalakte zu behalten. Daher gibt das Gericht hier dem Arbeitnehmer den Anspruch auf Löschung. „Löschen“ bedeutet in diesem Fall, dass der Arbeitgeber die Abmahnung physisch aus der Personalakte entfernen muss. Das Recht auf Löschung wird auch nicht durch § 35 BDSG eingeschränkt. Das Entfernen der Abmahnung ist auch mit keinerlei Aufwand für den Arbeitgeber verbunden. (LAG Sachsen-Anhalt v. 23.11.2018 – Aktenzeichen 5 Sa 7/17)

Kommentar bund-verlag: Das Urteil bedeutet einen Paradigmenwechsel: Nach der bisherigen Rechtslage besteht der Anspruch auf Entfernen der Abmahnung nur im bestehenden Arbeitsverhältnis. Nach dessen Beendigung entfällt – so die Rechtsprechung – meist das Rechtsschutzbedürfnis, da die Abmahnung ja nicht mehr schaden kann. Allerdings hat die DSGVO die Rechtslage verändert. Denn es gibt ja nun einen datenschutzrechtlichen Löschanspruch nach Art. 17 DSGVO. Danach muss der Arbeitgeber jegliche Daten löschen, sobald der Zweck der Datenerhebung entfallen ist. Das erweitert die Rechte der Arbeitnehmer erheblich – eine gute Nachricht daher.

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