Sachverständiger Rat nötig
Natürlich kann man durch geeignete technische Maßnahmen diese totale Kontrolle verhindern, dies bedarf aber sorgfältiger Vereinbarungen. Office 365 wird nicht mehr verkauft, sondern vermietet. Microsoft erhält regelmäßig Zahlungen für die Nutzung und muss seine Kunden nicht mehr mit immer neuen Versionen zum Neukauf bewegen. Deshalb wird es keine Versionen von Office 365 mehr geben. Stattdessen wird das System ständig weiterentwickelt und kontinuierlich erweitert. Verbesserungen und Neuerungen erscheinen im Wochenrhythmus. Was anfangs mit wenigen Anwendungen rund um Word, Powerpoint und Excel begann, umfasst mittlerweile eine Vielzahl von Anwendungen, wie Personaleinsatzplanung, Workflow-Management und Compliance Management. Selbst der Datenschutz nach der EU Datenschutzgrundverordnung soll mit dem System gehandhabt werden.
Ständiger Änderungsprozess
Eine Betriebsvereinbarung muss zu diesem ständigen Änderungsprozess von Office 365 passen. Es reicht nicht mehr, eine feste Regelung zu treffen, die unverändert gilt, bis die nächste Version ins Haus steht. Mit der Nutzung von Office 365 stellen sich ständig neue mitbestimmungsrelevante Fragen, die geregelt werden müssen. Es gilt, genauso präzise wie praxistauglich zu regeln, wie dieser kontinuierliche Beteiligungsprozess durchzuführen ist.
Weil Office 365 zentral von Microsoft verteilt wird, stellen sich sehr viele Probleme in den einzelnen Betrieben sehr ähnlich dar, und die Fragen stellen sich zum gleichen Zeitpunkt. Daher können betriebsübergreifende Kooperationen oder die die Hinzuziehung von externen Experten den nicht unerheblichen Arbeitsaufwand für die Interessenvertretungen deutlich reduzieren. [Beitrag von Peter Ansorge (Universität Bremen) ansorge@akziv.com.] Auf Wunsch beraten wir zusammen mit Peter Ansorge Betriebsräte, wie bei geplanter Einführung von Office 365 vorzugehen ist.